As reuniões de condomínio e assembleias são momentos cruciais para compartilhar informações, solucionar problemas e tomar decisões importantes. No entanto, atrair a participação dos condôminos e encontrar horários que funcionem para todos pode ser um desafio.
A solução perfeita? Realizar esses encontros a distância, aproveitando todas as vantagens da internet! Esse método flexível permite que os moradores participem de qualquer lugar, aumentando consideravelmente a presença nas reuniões.
Essa prática, que se tornou uma tendência nos condomínios, ganhou ainda mais relevância após a pandemia de Covid-19. E, para tornar tudo ainda mais fácil, uma nova lei sancionada em 2022 garante a legalidade das reuniões virtuais.
Neste post, vamos mostrar a você como realizar reuniões de condomínio a distância, com dicas para garantir eficiência e validade nas decisões tomadas. Além disso, vamos detalhar os aspectos importantes da lei sancionada. Prepare-se para uma leitura esclarecedora!
Lei sancionada em 2022: o que você precisa saber?
A Lei 14.309/2022, sancionada em março do mesmo ano, trouxe mudanças no Código Civil e permitiu a realização de reuniões de condomínio e assembleias com votações eletrônicas ou virtuais. Antes disso, essa modalidade era aprovada apenas temporariamente durante a pandemia da Covid-19.
As regras para essas reuniões são praticamente as mesmas das presenciais. Portanto, os mesmos direitos de voz e voto devem ser assegurados, e a convenção do condomínio não pode proibir a realização desses encontros virtuais.
Também é importante seguir as mesmas diretrizes de instalação, funcionamento e encerramento das assembleias tradicionais. Caso contrário, a reunião condominial pode ser invalidada.
Diferença entre reuniões de condomínio e assembleias
É fundamental compreender a diferença entre uma reunião simples e uma assembleia. As reuniões de condomínio podem ser informais, servindo apenas para debater questões de interesse comum e encaminhar ações. No entanto, as decisões tomadas nessas reuniões não têm validade jurídica.
Já as assembleias, ordinárias ou extraordinárias, são encontros deliberativos que devem seguir as regras do regimento ou da convenção do condomínio para que as decisões sejam válidas legalmente.
Formatos de assembleias digitais para condomínios
Antes de preparar uma assembleia online, é importante conhecer os formatos e as ferramentas disponíveis. Existem diversas maneiras de realizar assembleias de condomínio a distância. Veja algumas delas:
- Online ao vivo: discussão e deliberação ocorrem em tempo real por meio de videoconferência, permitindo a interação entre os participantes.
- Digital aberta: os condôminos têm um prazo determinado para acessar um site ou aplicativo, onde podem discutir e votar sobre os assuntos em pauta.
- Híbrida ao vivo: trata-se de uma assembleia online ao vivo que acontece simultaneamente a uma assembleia presencial. Os moradores que não estão presentes fisicamente podem participar por meio de videochamada e expressar suas opiniões.
- Híbrida aberta: nesse formato, o debate e a votação ocorrem de forma digital aberta, gerando procurações que são levadas para uma assembleia presencial posteriormente.
Qual ferramenta utilizar?
A escolha da ferramenta adequada é fundamental para garantir o sucesso das reuniões e assembleias virtuais. Existem diversas opções de plataformas de videoconferência disponíveis, como o Google Meet, o Zoom e o Skype, que possibilitam realizar encontros virtuais gratuitamente.
Uma funcionalidade interessante é a opção de “levantar a mão”, em que os participantes podem indicar que desejam falar, evitando interrupções e garantindo que todos tenham a oportunidade de se manifestar.
Cuidados ao promover reuniões de condomínio e assembleias a distância
Independente do formato escolhido, é essencial seguir alguns cuidados para garantir a eficácia das reuniões e assembleias virtuais. Aqui estão algumas recomendações:
- Convocação: faça a convocação com antecedência, informando de forma clara como a assembleia será realizada e fornecendo instruções para que os moradores possam acessar a plataforma escolhida.
- Pauta: liste os assuntos que serão abordados durante a reunião e forneça instruções sobre como os participantes podem se manifestar e votar.
- Assinatura de presença: registre a participação dos condôminos por meio de login e senha em plataformas específicas ou com a identificação feita pela presidência da mesa. Utilize recursos de assinatura eletrônica para garantir a autenticidade dos documentos e evitar fraudes.
- Protocolos: siga as mesmas diretrizes de instalação, funcionamento e encerramento definidos no edital de convocação. Além disso, ajuste os procedimentos de acordo com as especificidades da plataforma digital escolhida.
- Registro: grave as reuniões online para fins de referência futura, se necessário. Elabore a ata da assembleia da mesma forma que faria em uma reunião presencial e disponibilize-a aos participantes.
É importante destacar que a lei aprovada em 2022 exige que as assembleias virtuais garantam os mesmos direitos de voz e voto que seriam exercidos em uma assembleia presencial. Além disso, a convenção do condomínio não deve proibir a realização desses encontros digitais.
Garanta a qualidade das reuniões e assembleias online
Para que tudo ocorra sem problemas, é recomendável contar com uma estrutura adequada. Alguns detalhes técnicos podem fazer toda a diferença. Aqui estão algumas dicas:
- Equipamentos: invista em equipamentos de qualidade para garantir a transmissão de alta qualidade durante as reuniões de condomínio. Certifique-se de ter dispositivos que capturem áudio e vídeo com clareza, proporcionando uma experiência agradável para os participantes.
- Conexão de internet: verifique a estabilidade da sua conexão de internet, pois uma transmissão interrompida ou com problemas de conexão pode prejudicar o andamento da reunião. Certifique-se de ter um roteador confiável e bem configurado para garantir um sinal estável.
Benefícios das reuniões de condomínio e assembleias virtuais
Realizar reuniões e assembleias a distância oferece diversos benefícios adicionais, tais como:
- Maior participação: os moradores podem participar mesmo se não estiverem fisicamente presentes no condomínio. Isso inclui proprietários que não residem no edifício ou pessoas que estão viajando.
- Maior objetividade: o formato online permite a realização de enquetes e votações, o que reduz as discussões prolongadas e ajuda a tomar decisões de forma mais ágil.
- Economia de tempo e recursos: as reuniões virtuais eliminam a necessidade de deslocamento físico dos participantes, economizando tempo e reduzindo os gastos com despesas relacionadas à realização da reunião.
- Utilização da tecnologia: adotar reuniões virtuais representa uma atualização tecnológica na gestão do condomínio. Além disso, os participantes podem acessar o resumo das discussões feitas, diminuindo a chance de dúvidas e mal-entendidos.
Com todas essas informações em mãos, você está pronto para organizar reuniões de condomínio e assembleias a distância. Aproveite os benefícios dessa prática autorizada pela legislação e proporcione uma experiência mais flexível e conveniente para os condôminos.