À medida que o comércio eletrônico e os serviços de entrega continuam a crescer, é crucial que os condomínios estejam preparados para lidar com o gerenciamento do recebimento de encomendas. Afinal, ninguém quer que a portaria se torne um centro logístico, onde as entregas dos moradores fiquem paradas e acumuladas.
Pensando nisso, reunimos algumas dicas essenciais para organizar o recebimento de encomendas em condomínios, tornando o processo mais eficiente e garantindo que os moradores recebam suas entregas rapidamente.
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Gestão inteligente de correspondências e encomendas
Em geral, as correspondências e encomendas são entregues à portaria, que posteriormente as encaminha aos moradores na guarita. No entanto, itens de alta importância, como cartas registradas, telegramas e ordens judiciais, devem ser devidamente registrados em um livro e entregues diretamente aos moradores mediante assinatura.
De acordo com a Lei 6.538 de 1978, é responsabilidade dos administradores, porteiros, zeladores e demais funcionários do condomínio receber as encomendas e garantir que elas sejam entregues corretamente aos moradores. Quando o controle adequado das entregas não é feito, podem ocorrer problemas como perda, extravio ou até mesmo furto das encomendas.
Para evitar esses inconvenientes, é importante buscar soluções antes que os problemas ocorram. Portanto, para uma gestão eficiente de recebimento de encomendas em condomínios, é fundamental considerar três aspectos essenciais:
- Comunicação: mantenha uma comunicação efetiva com os moradores, informando-os rapidamente sobre as encomendas recebidas.
- Controle de acesso: garanta que apenas pessoas autorizadas tenham acesso à área de armazenamento das encomendas, mantendo um controle rigoroso.
- Vigilância: implemente um sistema de monitoramento na entrada e saída das dependências do condomínio, incluindo a portaria, para garantir a segurança das encomendas.
Leia também: “Como ser um bom síndico: 5 passos para uma gestão eficiente”.
Dicas para simplificar o recebimento de encomendas no condomínio
Para otimizar ainda mais a gestão de recebimento de encomendas em condomínios, independentemente do tamanho, pequeno, médio ou grande, a tecnologia pode ser uma grande aliada. Confira as dicas que separamos para tornar essa tarefa mais eficiente!
- Estabeleça uma política clara de recebimento de encomendas: é fundamental que os condôminos estejam cientes das regras estabelecidas pelo condomínio para o recebimento de encomendas. Isso ajuda a garantir que todos cumpram as normas e também permite que contribuam com sugestões de melhorias.
- Facilite a comunicação entre moradores e entregadores: Uma maneira prática de facilitar o recebimento de encomendas em condomínios de pequeno e médio porte é utilizar centrais de interfonia coletiva. Existem modelos completos disponíveis no mercado, compostos por centrais de interfonia coletiva para diferentes números de apartamentos, interfones internos, chaveiros de acesso, fechaduras elétricas, botões de abertura e sensores de abertura. Esses kits são ideais para empreendimentos sem portaria.
- Em condomínios maiores, é possível aprimorar a gestão do recebimento de encomendas através do uso de porteiros eletrônicos ou videoporteiros. Alguns modelos de porteiros eletrônicos possuem a função “siga-me”, que direciona as chamadas dos entregadores para o celular do morador, proporcionando ainda mais praticidade na comunicação. Já o videoporteiro permite visualizar o visitante ou entregador por meio de uma câmera integrada, contribuindo para a segurança.
- Conte com sistemas de controle de acesso em áreas estratégicas: Após o recebimento da encomenda, é possível restringir o acesso à área de armazenamento por meio de controladores de acesso. Dessa forma, apenas pessoas autorizadas poderão entrar utilizando senhas numéricas, biometria facial ou digital, ou tags de aproximação.
- Além disso, é recomendável contar com um sistema de monitoramento composto por câmeras estrategicamente posicionadas e sensores de presença integrados a um sistema de alarme, garantindo uma vigilância efetiva do local.
- Essas dicas podem tornar a gestão de recebimento de encomendas em condomínios mais eficiente, promovendo agilidade, segurança e organização. Ao implementar essas práticas, você estará oferecendo um serviço de qualidade aos moradores, evitando problemas com extravios, perdas ou furtos, e tornando a experiência de receber encomendas no condomínio mais agradável para todos.
- Lembre-se de que a tecnologia desempenha um papel fundamental nesse processo, oferecendo soluções inovadoras que simplificam e aprimoram a gestão condominial. Ao investir em dispositivos e sistemas modernos, você estará preparado para lidar com o aumento das compras online e garantir um fluxo eficiente de recebimento de encomendas em seu condomínio.